31 agosto, 2022

Cómo realizar reuniones híbridas correctamente

¿Quién necesita estar allí en persona? ¿Quién puede ponerse al día más tarde? Aquí hay cinco tipos de reuniones híbridas y cómo hacer que cada una cuente.

Las grandes reuniones son la base de una organización próspera. Pero nuestros datos muestran que los empleados de hoy esperan poder reunirse desde cualquier lugar: la oficina, su casa, en una cafetería o en el metro. Y necesitan reunirse menos.

Desde febrero de 2020, el usuario promedio de Microsoft Teams vio un aumento del 252 % en el tiempo de reunión semanal y la cantidad de reuniones semanales aumentó en un 153 %. Las reuniones consecutivas causan estrés y fatiga , y el vínculo entre demasiadas reuniones y una crisis de energía humana se vuelve claro.

Haga que las reuniones cuenten: comienza con el diseño de reuniones intencionalmente, considerando cada paso antes, durante y después de la reunión para maximizar la eficacia y el valor.Conoce cinco tipos de reuniones híbridas, y cómo hacer que cada una de ellas sea correcta.


Tipo de reunión: Lluvia de ideas

La clave para cualquier gran lluvia de ideas: crear una atmósfera en la que las personas puedan expresar libremente sus pensamientos sin la presión de tener la razón.

Se trata de la seguridad psicológica, y eso es más difícil de construir en híbrido sin las señales no verbales que respaldan la toma de turnos durante el tiempo de equipo en persona. Pero las tormentas de ideas híbridas tienen una ventaja clave: cualquiera (ejecutivos ocupados, luminarias creativas) puede transmitir más fácilmente.

¿Quién es un gran “ganador” para esta lluvia de ideas híbrida que de otro modo no estaría disponible? ¿Quién aportará una nueva perspectiva o conjunto de habilidades?

  • Proporcione un calentamiento

Envíe una lectura previa y algunos ejercicios de generación de ideas por adelantado a los asistentes remotos que pueden enviar por video o por escrito.

 

Tipo de reunión: discutir y decidir

Las reuniones de toma de decisiones generalmente deben ser sincrónicas, ya que requieren que el grupo supere los desafíos juntos y, a menudo, pueden ser híbridas. Mantenga las “reuniones de discusión y decisión” en el buen camino.

Busque perspectivas diversas:

  • Asegúrese de que las partes interesadas clave estén presentes y disponibles.
  • Considere incluir invitados que pueden no ser parte del proceso de toma de decisiones pero que pueden ofrecer puntos de vista y conocimientos únicos: un empleado nuevo en la fuerza laboral, un líder de otro equipo o un socio externo de confianza.

Una vez que se incorporen los comentarios, cree y proporcione un registro detallado de las decisiones, responsabilidades y acciones.

Tipo de reunión: diseñar y crear

Los proyectos en los que las personas dividen las tareas y las completan de forma independiente aún pueden requerir controles, reuniones de pie y sincronizaciones ad hoc para alinear y resolver problemas y desbloquear nuevas ideas.

La mentalidad correcta: sea intencional con respecto a estas reuniones; a veces, pueden reemplazarse por una solicitud de actualizaciones de estado en un canal de chat, o por notas o indicadores compartidos en un documento colaborativo.

Haga que cada standup sea útil, estos registros son una oportunidad para que todos en el equipo discutan problemas o bloqueadores y llamen oportunidades creativas. He aquí cómo hacerlos efectivos

 

Tipo de reunión: Conexión 1:1

Los datos muestran que en los modelos flexibles, las conexiones regulares entre los empleados y sus gerentes generan resiliencia y fomentan una cultura de confianza, especialmente cuando se trata de nuevas contrataciones.

Un estudio del equipo de análisis del lugar de trabajo de Microsoft descubrió que nunca es demasiado tarde para crear una nueva norma en torno a tener reuniones individuales más largas y más frecuentes; en realidad ayudó a mantener manejables las cargas de trabajo de los empleados.

Use Viva Insights for Managers, las funciones en “Mi equipo” le indicarán que programe un tiempo para conectarse con su equipo, entre otros recordatorios e información útiles.


Tipo de reunión: Team Building & Bonding

La creación de equipos se trata de convertirse juntos en solucionadores de problemas más eficientes y efectivos. La vinculación del equipo se trata de crear confianza y construir capital social.

Idea clave: Y ambas acciones son importantes: los empleados que tienen relaciones prósperas con los miembros inmediatos de su equipo reportan un mejor bienestar y una mayor productividad.

Las reuniones de toda la organización destinadas a generar capital social y comunicar la cultura de la empresa deben ser sincrónicas, y los líderes deben alentar la asistencia en persona cuando sea posible.

  • Los eventos ocasionales fuera del sitio son una opción, pero también lo es designar un solo día del mes en el que venga a la oficina la mayor cantidad de personas posible.

Para las reuniones de equipo, una hora es un buen marco de tiempo, pero las actividades de vinculación pueden durar tan solo 15 minutos.

  • Una reunión de casi cualquier tamaño puede servir para construir capital social, aunque se debe tener cuidado de ser inclusivo para que nadie se sienta excluido.
  • Los líderes deberán aprovechar su creatividad y sensibilidad para diseñar experiencias que sean agradables para todos.
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