WorkAway ha sido un pionero de la cultura de trabajo colaborativo para las empresas. El potencial real de las herramientas y características solo se puede realizar si se aceptan e implementan de manera uniforme en toda la organización.
Esta parte de la transformación digital requerirá un cambio cultural en el estilo de trabajo de la organización. Por simple que parezca, no será posible a menos que los empleados estén convencidos de que la plataforma es útil y vean de primera mano cómo esta nueva aplicación es mejor que sus sistemas heredados.
3 características principales de WorkAway que le ayudarán a obtener la confianza de su organización en la aplicación y cómo implementarlas en sus procesos comerciales.
1. Administre carpetas y navegue visualmente a través de ellas:
WorkAway proporciona excelentes herramientas que le brindan a su organización el acceso para navegar a través de grandes cantidades de datos e información dentro de sus sistemas. Las carpetas y subcarpetas son especialmente difíciles de gestionar a gran escala, incluso si se tiene una estructura de nube compartida.
Es interesante observar cómo se piensa en Cloud como la mejor solución para todos los problemas de colaboración de una organización. En realidad, solo aborda la superficie del problema. Para comprender el potencial real del sistema en la nube, la facilidad de uso y la aceptación del usuario juegan un papel importante en su éxito.
Implementación de filtros: La mayoría de las herramientas de búsqueda modernas, como las de los sitios web de comercio electrónico, tienden a tener una estructura de datos asignada como una estructura de árbol basada en las categorías y subcategorías, lo que hace que sea extremadamente fácil de buscar. Lleva la experiencia del usuario al siguiente nivel una vez que los usuarios pueden ver visualmente que las categorías se enfocan gradualmente en lo que desean basándose en la estructura.
2. Las herramientas de colaboración tienen un impacto profundo de la estructura organizacional:
Una de las razones principales por las que sus empleados adorarán WorkAway es porque el trabajo será divertido y emocionante con herramientas como Yammer y Teams. Si bien Team ses una herramienta que se usa más para la interacción itra-team, Yammer reúne a toda la organización en una plataforma.
Los sitios de la comunidad actúan como un foro para que los empleados hagan una lluvia de ideas, encuentren soluciones y generen ideas, a la vez que tienen todo documentado como repositorio de aprendizaje organizacional para uso futuro. Por otro lado, muchos sitios permiten que los miembros accedan a documentos y sitios en función de su acceso si lo siguen.
Estas plataformas de colaboración se pueden considerar parte de las redes sociales dentro de la organización. No solo tiene un impacto en el funcionamiento de la organización, sino también en la estructura de la organización.
Estas herramientas tienen un mayor impacto en:
• Reforzar la estructura horizontal de las organizaciones que se sienten facultadas para interactuar directamente con las jerarquías y escuchar directamente de ellas.
• Aumenta la transparencia con el progreso del trabajo, haciendo que los miembros del equipo y los equipos en general sean más responsables de su trabajo, ya que ahora está bajo la vista directa del resto de la organización u otros miembros del equipo.
• Aumenta la gratificación inmediata por el valor agregado de los empleados.
3. Flujo de trabajo automatizado:
Workflow es la serie de actividades necesarias para completar una tarea. También se puede observar que cada 
actividad tendrá un resultado individual y puede requerirse que comience la siguiente actividad. En otras palabras, cualquier proyecto o proceso en su organización se puede representar en forma de flujo de trabajo que se debe completar con éxito en cada paso, en un momento dado.
Los flujos de trabajo se automatizan dentro del sistema para simplificar el costo y el tiempo requerido al coordinar las tareas.
La biblioteca de documentos forma una parte integral de esta automatización del flujo de trabajo, ya que sus empleados ahora podrán iniciar flujos de trabajo en forma de documentos que necesitan la intervención de diferentes participantes para que se completen. Esto podría ser en forma de aprobaciones, firma o comentarios tomados de las partes interesadas, asegurando su finalización de la manera más transparente posible. Es claro señalar dónde está trabada la tarea y el propietario de la tarea que aún no ha respondido. El proceso para la automatización del flujo de trabajo incluye:
• Crea tareas de aprobación de documentos
• Asigna estas tareas a los participantes del flujo de trabajo
• Envía alertas por correo electrónico a los participantes con instrucciones de tareas
• Enlace al documento que se aprobará
Los flujos de trabajo incorporados y personalizables proporcionan una provisión integral para diseñar los flujos de trabajo de acuerdo con las necesidades de la empresa y del proceso. Un sitio de SharePoint incluye varios flujos de trabajo integrados que abordan problemas comerciales comunes:
• Aprobación
• Recopilar comentarios
• Recoger firmas
• Aprobación de publicación
Si bien los flujos de trabajo incorporados se pueden personalizar en cierta medida para satisfacer diferentes necesidades, su organización puede optar por diseñar y desarrollar flujos de trabajo que sean exclusivos de los procesos comerciales de la organización.
