A lo largo de los años, y conforme evoluciona el fenómeno logístico, el concepto de almacén ha ido variando y ampliando su ámbito de responsabilidad. El almacén es una unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
La gestión de almacenes se define como el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material – materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e información de los datos generados. La gestión de almacenes tiene como objetivo optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las actividades más importantes para el funcionamiento de una organización.
Problemas frecuentes en la logística de almacén
Empresas de distribución o industriales con frecuencia tienen que hacer frente a los siguientes problemas a la hora de gestionar su inventario:
Desconocimiento de la ubicación de los elementos.
No conocer con precisión la ubicación de los productos del inventario repercute directamente en los tiempos de ejecución y suele conllevar retrasos en una o varias fases de la cadena de distribución. Estos retrasos finalmente se trasladan al cliente final y se ve afectada la relación con los clientes y los resultados de la empresa.
Por otro lado, en caso de obsolescencia, merma o productos defectuosos, será clave conocer la localización de los productos para poder actuar con rapidez y de forma efectiva.
Falta de organización en el almacén.
La falta de planificación y organización de almacén puede ocasionar la pérdida de control ocasionando retrasos, falta de respuesta, rotura de stock y no se contará con información para tomar decisiones. Este problema se ve especialmente agravado si la empresa maneja grandes volúmenes de inventario o éste está en crecimiento, ya que el descontrol empieza a crecer a un mayor ritmo del que se es capaz de manejar.
Falta de espacio.
Este problema suele derivarse del punto anterior. Sin una organización planificada del almacén, la gestión del espacio físico se encuentra en una situación de falta de optimización, desaprovechando los espacios y con posibles problemas para la localización exacta de lotes.
Errores en el picking.
La preparación para envíos de los elementos del almacén se ve comprometida si el almacén está desorganizado y los empleados no pueden conocer fácilmente la ubicación del inventario. Esto resulta en una gran pérdida de tiempo con entregas más tardías y afectando en la satisfacción del cliente.
Ausencia de trazabilidad en los elementos.
La falta de trazabilidad de los lotes, tanto fuera como dentro del almacén, ocasiona la pérdida de control de las mercancías, se ralentiza la gestión de los activos, no se puede garantizar la continuidad del suministro y se compromete la seguridad de la mercancía.
Falta de información en tiempo real y de KPIs definidos.
Este problema afecta a la toma de decisiones y al conjunto en general de lo que supone la gestión y logística de almacenes no permitiendo optimizar los procesos.
Operaciones de aprovisionamiento ineficientes.
El control de stock mucha veces se encuentra basado en intuiciones y en decisiones subjetivas en lugar de encontrarse razonado por información y datos objetivos de la situación del almacén. Esto desemboca en una falta de optimización de inventario y costes.
Inexistente integridad y comunicación entre operaciones y departamentos.
La falta de integridad de la información y comunicación interdepartamental puede revertir en un aumento de los errores humanos, la duplicidad de tareas o la descoordinación de tareas y departamentos.
Rutas y recursos humanos poco optimizados.
Las personas que conforman la plantilla deben tener claro cómo el almacén debe funcionar y optimizar sus tareas para que el factor humano sea una fortaleza de la empresa.
Muchos de estos problemas son solventados y mitigados con soluciones tecnológicas aplicadas específicamente a la gestión de almacenes e inventarios, como la tecnología Microsoft Dynamics 365, ayuda a llevar el control no solo de las áreas antes mencionadas sino de las demás áreas que integran tu empresa.
