La mayoría de las compañías ahora tienen un sitio web y una intranet; a medida que crecían, agregaban todo lo que necesitaban en ese momento. Si bien el objetivo era simplificar las operaciones y compartir información, muchos líderes empresariales descubren que sus empleados se enfrentan a una serie frustrante de problemas comunes de documentos y colaboración porque los sistemas que están utilizando no están alineados. A continuación te presentamos 5 problemas comunes de documentos y colaboración que a menudo informan las empresas que necesitan una actualización de sistemas.
5 problemas de comunicación y colaboración que pueden resolverse fácilmente
Duplicación de archivos y la imposibilidad de acceder a la versión más actual del documento. Los usuarios no están seguros de cuál es la versión final del documento.
Se pierde tiempo buscando documentos que a menudo nunca se encuentran.
Las convenciones de nomenclatura de documentos son intrincadas.
Los permisos de acceso a documentos son confusos.
La colaboración del cliente y el intercambio de archivos no está claramente definido.
La buena noticia es que todos estos problemas se pueden resolver fácilmente con la tecnología adecuada. WorkAway es una forma de resolver estos problemas. Esta aplicación dinámica resuelve todos los problemas de documentos y colaboración enumerados anteriormente.
WorkAway elimina problemas comunes de documentos y facilita compartir
En WorkAway, la duplicación de archivos y la confusión sobre cuál es la última versión del documento nunca es un problema. Permitirá que los archivos se carguen con el mismo nombre, pero con su control de versión incorporado, los usuarios pueden ver cuál es la última versión. También se puede rastrear cualquier cambio anterior que se haya realizado, y varios miembros del personal pueden trabajar en un documento al mismo tiempo, incluso si están en diferentes continentes. No hay posibilidad de confusión sobre cuál es el último archivo ya que puede ver cada cambio que se ha realizado. Y, como puede “retrotraer” a una versión anterior, tampoco hay posibilidad de eliminar datos importantes sobrescribiendo un archivo.
Si necesita renombrar un archivo, puede hacerlo simplemente haciendo clic en el archivo y editando sus propiedades o nombre. Si el uso de documentos de placas de calderas es importante para su organización, estos tipos de documentos pueden crearse fácilmente. Si esta es una gran necesidad para su organización, este tipo de documentos puede incluso almacenarse en una “Biblioteca de formularios”. Los permisos de acceso mantienen los datos confidenciales limitados a los pocos que necesitan información específica, e incluso puede permitir que los clientes vean archivos específicos. Y, si olvidó el nombre exacto de un documento, la función de búsqueda de WorkAway localizará rápidamente cualquier archivo en la Biblioteca de contenido que use las palabras que ha ingresado al lado del icono de la lupa.
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