Con la automatización de procesos empresariales (BPA), su empresa puede obtener muchos beneficios inmediatos y a largo plazo a través de la automatización de las operaciones diarias, lo que aumentará su competitividad general.
¿Qué es la automatización de los procesos empresariales?
A medida que su negocio continúa procesando grandes cantidades de datos y aborda muchas tareas diarias, puede resultar más difícil para los miembros del equipo reducir los márgenes de error y los retrasos, así como mejorar los sistemas ineficientes. La automatización de procesos empresariales le permite crear, administrar y optimizar flujos de trabajo que aumentan la eficacia y la productividad de la organización.
La automatización de procesos empresariales (BPA) consiste en automatizar los procesos corporativos que se efectúan a diario de forma repetida, y que normalmente se llevan a cabo manualmente. Desde los flujos de trabajo de varios niveles hasta las simples respuestas a los clientes, la BPA le permite realizar el trabajo repetitivo y convertirlo en procesos sin papel de una forma rápida y eficiente. Esto supone automatizar los trabajos que tienen un gran volumen de documentación y datos sin procesar, como el desarrollo de productos, las ventas, los recursos humanos y mucho más. El software de administración de procesos de negocio (BPMS) le será útil para administrar todos los flujos de trabajo nuevos que se creen con la automatización de procesos empresariales.
Ventajas de implementar una solución de BPA
Una vez que comprenda qué procesos pueden automatizarse y cuáles no, además de cómo desarrollar un flujo de trabajo dinámico para su equipo, podrá sacar partido a las posibilidades que le ofrece el software de automatización de procesos empresariales. A continuación, indicamos los seis principales beneficios que puede obtener su organización al automatizar sus procesos empresariales:
- Mejora de la productividad y la eficiencia. Al agregar una nueva solución de automatización que elimine la posibilidad de cometer errores, su negocio se optimizará al instante y se producirán menos equivocaciones. Con la eliminación de los procesos manuales, pesados y laboriosos que su equipo realiza a diario, acabará con las tareas lentas y poco eficientes, y acelerará los procesos empresariales de más alto nivel entre las unidades de negocio, los miembros del equipo y todos los miembros de su organización.
- Tiempo y costes reducidos. La automatización ayuda a su negocio a recortar costes y a aumentar la rentabilidad, en especial entre equipos que llevan a cabo sus responsabilidades con procesos manuales en papel. Como la automatización de procesos acelera las operaciones internas, es fácil ahorrar tiempo y dinero en los recursos necesarios para realizar dichos procesos, y usted puede reasignar a los empleados que anteriormente realizaban tareas manuales a asuntos más importantes.
- Administración de documentos y datos sencilla. Cuando se utilizan procesos manuales, los empleados pueden perder el rastro de las comunicaciones escritas, las hojas de cálculo y otros documentos, ya sean impresos o enviados por correo electrónico. Además, tener que trasladar información o realizar cálculos de un origen de datos al siguiente hace que las posibilidades de cometer errores se multipliquen y sea preciso dedicar más tiempo a las tareas. La automatización de procesos significa que todos sus documentos y datos se almacenan en una única ubicación, agilizando de este modo la gestión de documentos y facilitando su organización y recuperación.
- Visibilidad y transparencia. No tendrá que brindar soporte adicional a su equipo, ya que las soluciones de automatización ayudan a garantizar que se siguen las prácticas recomendadas y se cumple la gobernanza. A través de la recopilación de datos, la generación de informes y las funcionalidades de análisis, podrá ver paneles de datos que le aportarán visibilidad y transparencia sobre las tareas que realiza cada persona en ese momento, lo que le permitirá tomar decisiones más fundamentadas.
- Estandarización y cumplimiento de procesos. Los procesos de automatización tienen estrictas directrices sobre quién puede introducir cambios en documentos o actualizarlos, pero es posible que los miembros de su equipo no siempre las sigan. Si tiene la BPA implantada, ya no tiene que preocuparse por que no se sigan algunos pasos, puesto que el proceso ya está integrado en el sistema. Puede desarrollar una automatización del flujo de trabajo digital eficiente que garantice el envío de la información adecuada a la persona adecuada en el momento adecuado. Esto significa que las empresas tendrán la posibilidad de realizar un seguimiento de quién usa determinados datos, basándose en los nombres y las fechas de registro, además de los detalles de la asignación, sin ningún tipo de problema. Documentar esa información también le ayuda a crear pistas de auditoría y constatar el cumplimiento normativo.
- Mayor satisfacción de empleados y clientes. Agregar una solución automatizada a su proceso permitirá a sus empleados realizar muchas de sus tareas diarias fácilmente y sin cometer errores, y su equipo estará encantado. La automatización proporciona un entorno libre de fricciones en el que los empleados pueden prosperar. Las aprobaciones de los jefes son más rápidas, lo que significa que sus empleados podrán concentrarse en proyectos más importantes, que les motiven y les impulsen a innovar en las decisiones comerciales. Y, como beneficio adicional, los clientes también estarán más contentos. Al recibir datos más precisos y coherentes, se mostrarán más satisfechos con el producto final o los resultados obtenidos.
