Las aplicaciones en la nube fueron un boom para las pequeñas empresas.
No es necesario invertir en infraestructura costosa para administrar procesos empresariales, como recursos humanos, administración de proyectos, contabilidad y administración de la relación con el cliente. Con un modelo basado en suscripciones, es fácil empezar y solo pagas lo que usas. Pero si no eres cuidadoso, muchas aplicaciones superpuestas pueden ocasionar ineficiencias y generar costos.
Para muchos procesos empresariales, puedes elegir entre soluciones que se especializan en tareas específicas y soluciones que abordan un proceso integral o varias necesidades empresariales en toda la compañía. En ocasiones, una aplicación dirigida es el enfoque correcto; pero es importante sopesar los beneficios contra las ventajas de una solución consolidada individual.
1.Reduce costos de TI
El beneficio más evidente de consolidar aplicaciones es el ahorro de costos. Si bien es verdad que las suscripciones suelen ser más económicas que hospedar aplicaciones locales, también existen cargos asociados con las aplicaciones en la nube. La mayoría de las aplicaciones empresariales cobran una tarifa mensual en función de la cantidad de usuarios o la cantidad de almacenamiento usado. Estos costos se acumulan, especialmente si pagas más de una aplicación con funcionalidades similares.
También puede resultar molesto administrar varias suscripciones. No todas las compañías usan las mismas métricas para determinar costos. Hacer un seguimiento de lo que estás pagando puede ser complicado cuando los equipos usan distintas aplicaciones. Al consolidar la facturación, podrás ver mejor lo que usa tu compañía y el valor que obtienes de las aplicaciones en la nube.
2.Aumenta la productividad
Más allá de los costos directos asociados con las suscripciones, demasiadas aplicaciones disminuyen la productividad. Cambiar de aplicación, así como cambiar de tareas en general, hace que los empleados pierdan tiempo y se frustren. Los empleados no pueden dedicar esos minutos y horas que se pierden a tareas de mayor valor. Estos son algunos ejemplos de cómo la consolidación puede agilizar el trabajo:
- Una sola aplicación para chats, llamadas y reuniones permite a los empleados cambiar rápidamente los modos de comunicación. Por ejemplo, si los miembros del equipo encuentran que un chat no resuelve un problema, pueden iniciar una reunión con cualquier persona del chat con solo presionar un botón.
- Al trabajar en un solo proyecto, es posible que los empleados necesiten comunicarse con un compañero de trabajo, luego colaborar en un documento y finalmente revisar una programación de proyecto, todo en un par de horas. Completar estas tareas es mucho más fácil si se puede acceder a todas las aplicaciones en una sola plataforma, como Microsoft Teams.
- Si la información se aloja en una sola plataforma, los empleados no malgastarán el tiempo en abrir distintas aplicaciones para encontrar lo que buscan.
3.Simplifica la tecnología
Las aplicaciones en la nube son más fáciles de configurar luego en soluciones locales, pero eso no significa que no generen inconvenientes. Alguien, generalmente un especialista en TI, debe mantenerlas. Esto puede incluir agregar o quitar usuarios de las aplicaciones a medida que cambian sus funciones en la compañía, integrar aplicaciones con otros sistemas, como una solución de administración de acceso de identidad, y solucionar problemas que tus empleados tengan con el software.
Con menos aplicaciones para mantener, le dejarás más tiempo libre a TI para que dedique a iniciativas más importantes que harán que tu negocio avance.
4.Accede a mejor información
Los datos son uno de los activos más importantes de tu negocio. Para comprender quiénes son tus mejores clientes, descubrir tendencias de ventas y controlar los desafíos de producción, es necesario realizar un análisis de datos. Pero si los datos del cliente, la información financiera y la planificación de proyectos se dispersan en distintas aplicaciones, es posible que te pierdas conclusiones importantes.
Al consolidar aplicaciones en una sola solución o un conjunto correctamente integrado de herramientas de inteligencia empresarial, es más fácil para las personas analizar datos en toda la empresa y descubrir información clave que te ayude a tomar decisiones más inteligentes. Por ejemplo, si el equipo tiene fácil acceso a los datos del cliente en todos los puntos de contacto de su ciclo de vida, puede anticipar las necesidades y proporcionar un mejor servicio. Conectar los datos de la venta con los datos de uso de los empleados puede ayudarte a comprender cómo mejorar la eficiencia con tus recursos. Además, muchas plataformas revelan métricas importantes que puedes revisar de un vistazo.
5.Perfecciona la seguridad
En el mundo actual, todos los dispositivos, cuentas de usuario y aplicaciones son una entrada potencial de actores malintencionados que desean robar tus datos o interferir de alguna forma en tu negocio. Al usar aplicaciones de distintos proveedores, aumentas el riesgo de una vulneración de seguridad porque muchas personas reutilizan la misma contraseña en distintas cuentas. Si una cuenta está en peligro, los atacantes pueden usar esa información para acceder a otras cuentas, incluidas tus redes corporativas.
Al reducir la cantidad de aplicaciones que usan los equipos, simplificas la seguridad. Cuando los empleados usan una cuenta única para acceder a múltiples aplicaciones, puedes aplicar los mismos controles de seguridad en todas las aplicaciones. Y con menos aplicaciones para controlar, es más probable que detectes incidentes de seguridad antes de que causen un daño real a tu compañía.
Las aplicaciones en la nube te ayudan y ayudan a tu equipo a trabajar desde cualquier lugar. Sin embargo, demasiadas aplicaciones pueden reducir tu efectividad. Para mejorar la seguridad, productividad y administración de costos, echa un vistazo a las soluciones integrales para ver si hay oportunidades para reducir la cantidad de aplicaciones que tu equipo maneja a diario. O bien, obtén un análisis más detallado del ahorro de costos potencial de consolidar la aplicación y realizar una autoevaluación para determinar si simplificar el ecosistema de la aplicación es adecuado para tu negocio.
