27 mayo, 2022

Trucos y sugerencias de Outlook que debes conocer


Outlook simplifica el correo, el calendario, los contactos, las tareas y mucho más. Todo en un solo lugar. ¡No es de extrañar que haya registrado un crecimiento constante en los dispositivos móviles desde 2021! Con todos esos usuarios, hay muchos trucos y sugerencias de Outlook disponibles para impulsar la productividad.

Estas son algunas maneras de sacar el máximo provecho de Outlook.

Como uno de los millones de usuarios de Outlook, posiblemente crees que ya sabes cómo usarlo de la manera más eficiente. Por si acaso, aquí tienes siete trucos y sugerencias que tal vez no conozcas aún.

 

  1. Haz que Outlook te hable

Bueno, no se trata realmente de que Outlook hable, sino del asistente de productividad de Microsoft, Cortana. Cortana está integrado en Outlook Mobile con Reproducir tus correos. Una vez que has configurado esta opción en Outlook, puedes escuchar tus nuevos correos desde cualquier lugar. Y también puedes administrarlos. Con solo tu voz y manos libres, puedes marcar como no leídos, marcar, eliminar y responder mensajes.

Mejor aún, Cortana no solo lee correos. Él o ella (tú decides) te puede ayudar a mantenerte organizado. La IA te informará sobre los cambios en eventos e incluso identificará conflictos de programación en tu calendario. ¡Ve cómo funciona!

  1. Usa una Bandeja de entrada Prioritarios

Especialmente en tu teléfono, desplazarte por una bandeja de entrada desorganizada puede resultar abrumador. Haz que sea más fácil examinar rápidamente tu correo para lo que necesitas con una Bandeja de entrada Prioritarios. Puedes crear el equivalente de dos bandejas de entrada: Prioritarios y Otros. Luego, alterna entre las dos simplemente deslizando el botón de la parte superior de la bandeja de entrada.

Outlook ordena tu correo automáticamente y mueve los mensajes importantes a “Prioritarios” y las cosas como correo no deseado a “Otros”. Puedes volver a clasificar rápidamente los mensajes moviéndolos de una sección de la bandeja de entrada a otra. Incluso puedes seleccionar “Mover siempre a Prioritarios” o viceversa si quieres que las comunicaciones de dicho remitente aparezcan en un lugar particular.

  1. Comparte tus calendarios

Todos sabemos que estamos desperdiciando mucho tiempo en reuniones. Mientras sigues trabajando en ello dentro de tu organización, Outlook te permite eliminar la ineficiencia de intentar programar otra reunión más.

Con calendarios compartidos en Outlook, ve a la configuración de tu calendario y selecciona a las personas con las que deseas compartirlo, como tus colegas o amigos. Puedes codificar por colores diferentes equipos y administrar permisos para permitir que las personas con las que compartes solo vean, editen o administren tu calendario (con delegado). Además, puedes elegir también los detalles que compartes decidiendo entre Todos, Solo títulos y ubicaciones o Solo cuando estoy ocupado.

  1. Aprovecha el Asistente para programación

Cuando compartes tus calendarios, puedes usar el Asistente para programación en un dispositivo móvil, en lugar de estar enviando y recibiendo correos para acordar una hora para reunirse. Crea un evento en tu calendario y agrega a las personas que deseas invitar. Luego, puedes usar el selector de hora del Asistente para programación para arrastrar y colocar una hora en el calendario que se vuelva verde. Eso significa que todos están disponibles. ¡Resérvala!

 

  1. Menciona a alguien para llamar su atención

Cuando trabajamos en la oficina junto a alguien, podemos decir “Hola, Ana!” Mencionar su nombre hace que Ana levante la cabeza de lo que está haciendo. Puedes hacer lo mismo en tu teléfono con las menciones con @ de Outlook. Cuando menciones con @ a Ana en un mensaje de correo, ella verá que la llamaron en la conversación.

Aún mejor, cuando otra persona te mencione con @, la bandeja de entrada muestra las oraciones relevantes en torno a tu mención con @ directamente en el extracto del mensaje. Esta característica te avisa de un vistazo a qué debes prestar atención.

 

  1. Personaliza tus opciones para deslizar el dedo

En una aplicación de citas, deslizas a la izquierda o a la derecha para votar por una posible coincidencia. Bueno, puedes ser igual de decisivo en tu bandeja de entrada de Outlook también. Abre la configuración de Outlook Mobile y selecciona Opciones para deslizar el dedo. Puedes asignar Deslizar a la derecha o Deslizar a la izquierda a una cantidad de acciones preferidas:

  • Eliminar
  • Marcar como leído
  • Marcar como no leído
  • Marcar
  • Archivar

 

  1. Usa “No molestar”

Consultar el correo sin parar puede hacernos sentir un poco como ratas de laboratorio. Estamos presionando ese pequeño botón para obtener la recompensa de un nuevo mensaje. Pero nos distrae. Asegúrate de centrarte en lo que es importante en el momento usando la característica “No molestar” en Outlook. Desactiva las notificaciones de las aplicaciones para que puedas llevar tu atención a esa reunión o ese informe que necesitas terminar.

Puedes programar una configuración de “No molestar” cada tarde antes de llegar al final del día. De este modo, un periodo de tranquilidad te puede ayudar a organizarte y prepararte para el día siguiente. O bien, puedes iniciar una sesión programada de “No molestar” que empiece de inmediato según tus necesidades.

 

Conéctate y organízate desde cualquier lugar

La sobrecarga de la bandeja de entrada es real. Outlook Mobile te ayuda a conectarte y organizarte desde cualquier lugar. Ahora, con la ayuda de Cortana, y estos otros trucos y sugerencias de Outlook, puedes obtener el control de tus compromisos y comunicaciones personales y profesionales.

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